Så lyckas du med byråvalet
Nyckeln till en byråvalsprocess som är både tidseffektiv och träffsäker är planering. Genom att skapa en projektplan som systematiskt tar dig genom processen säkerställer du att du har tagit hänsyn till alla viktiga aspekter. Sätt deadlines för de olika stegen i processen och var tydlig i din kommunikation mot alla inblandade parter.
[>> Artikel från Bonzai Business Developer, Text: Nina Quist, Bild: John Schnobrick, Maria Nilsson]
STEG 1 – DEFINIERA DINA BEHOV OCH SAMMANFATTA I EN BRIEF
Oavsett om du ska utveckla en ny webbplats, skapa en ny förpackningsdesign eller ta fram den nya digitala strategin är en genomtänkt och strukturerad brief där du måste börja. Att formulera en brief kan ta lite tid men kommer att vara väl värt det i slutändan då du säkerställer att det du kommunicerar till byrån ligger i linje med vad du vill åstadkomma.
STEG 2 – SKAPA EN KRAVPROFIL
En kravprofil hjälper dig att filtrera kandidater i researchfasen och är ett viktigt verktyg i själva byråvalsprocessen. Ju noggrannare du gör kravprofilen, desto bättre blir dina chanser att lyckas med byråvalet. Att ge sig ut på byråjakt utan att ha tänkt igenom vilka krav du har på din nya partner är lite som att köra bil med ögonbindel – med andra ord kommer det antagligen att sluta illa. Kravprofilen är inte bara ett dokument som beskriver vilka kompetenser du eftersöker. Den ska också hjälpa dig att minimera olika risker med ditt val av byrå, som till exempel bemanning och ekonomi.
STEG 3 – GÖR RESEARCH OCH LISTA RELEVANTA BYRÅER
Googla, kolla runt i ditt nätverk och försök att vända på så många stenar som möjligt. Det finns ingen magisk gräns för hur många byråer din initiala lista ska innehålla, men vi rekommenderar att du försöker göra bruttolistan så lång som möjligt så länge byråerna på listan skulle kunna vara relevanta för uppdraget.
STEG 4 SKAPA OCH SKICKA UT RFI:ER TILL MAX 8-10 BYRÅER
Välj ut max 8-10 byråer som du bedömer är de som bäst svarar upp mot din kravprofil. I RFI:n (Request for information) går du på djupet och ber de byråerna som kvalificerade sig från föregående skede att beskriva hur byrån arbetar, relevanta casestudier, relevant kompetens (gärna CV:n), prisuppgifter, ägandestruktur, ekonomi etc.
STEG 5 – POÄNGSÄTT SVAREN PÅ RFI.ERNA OCH PLOCKA UT TOP 3
För att ge en rättvis bedömning av svaren rekommenderar vi att du använder dig av ett poängsystem. Ange i procent hur viktig respektive kriterium i kravprofilen är för dig, för att få ut ett rättvist resultat. Poängen bör också vara kopplade till en beskrivning av vad poängen innebär för att minska tolkningsutrymmet.
STEG 6 BOKA IN MÖTEN MED DINA TOP 3-BYRÅER OCH SÄTT TYDLIGA AGENDOR FÖR MÖTENA
Det finns knappt en större tidstjuv än ostrukturerade möten. Fundera därför på vad du vill få ut av mötena och utforma en tydlig agenda för respektive möte. Du skickar givetvis ut briefen till de inbjudna byråerna. Vi rekommenderar att träffa varje byrå minst två gånger där första mötet går ut på att lära känna varandra och att byrån får ställa alla frågor de behöver få svar på för att kunna utforma ett genomtänkt förslag som presenteras i nästa möte.
Det finns tre huvudsyften med att utforma processen på det här viset: Det sparar tid, det säkerställer att du får med rätt byråer i pitchen och att du får en vettig jämförelse mellan byråerna.
KONTAKT – VILL DU VETA MER
