Undvik fallgroparna när du väljer byrå

Vägen till ett lyckat byråval är kantad av en rad fallgropar. Det är mycket man ska tänka på och det krävs tid, kunskap och engagemang för att hitta rätt. Ett bristande upphandlingsunderlag, bristande research och att man missar att undersöka hur byråerna arbetar är tre av de vanligaste fallgroparna.

[Artikel från: Bonzai Business Developer]

1. BRISTANDE UPPHANDLINGSUNDERLAG
Ett väl genomarbetat upphandlingsunderlag, eller brief, är avgörande för att lyckas med byråvalet. Inte bara för att informationen du ger till byråerna ska vara korrekt utan också för att det tvingar dig att verkligen tänka efter och fundera över vilka behov du faktiskt har.

När du skapar ditt underlag kan du utgå ifrån de här sex frågorna:
• Var befinner vi oss just nu?
• Vart vill vi komma?
• Vad gör vi för att komma dit?
• Vem behöver vi prata med?
• Hur vet vi när vi har kommit i mål?
• Vad får det kosta?

UNDERLAGET SKA OCKSÅ innehålla en beskrivning av hur byråvalsprocessen kommer att se ut och en offertstruktur som tydligt anger vilka punkter byråerna ska behandla i sina offerter. Det kommer i sin tur att göra det mycket enklare för dig att utvärdera offerterna.

2. BRISTANDE RESEARCH
Ett vanligt scenario är att man väljer byrå efter rekommendationer eller tidigare byråsamarbeten, istället för att låta ett väl genomarbetat upphandlingsunderlag vara det som styr. Ett annat scenario är att man helt enkelt inte har gjort den research som är nödvändig för att hitta rätt byrå, och väljer sin partner med bristfälligt beslutsunderlag. I bägge fallen löper man risk att missa den byrå som faktiskt hade maximerat effekten av de investerade pengarna.

Utgångspunkten är precis som med mycket annat – ju mer noggrann du är desto bättre blir resultatet. Gör såhär:
• Lista så många byråer som möjligt som du tror kan svara upp mot din kravprofil (20-30 st är inte ovanligt)
• Skapa och skicka ut ett antal förkvalificerande frågor till byråerna med syfte att sortera fram de som faktiskt svarar upp mot kravprofilen (ca 7-10 st).
• Skicka ut en mer djupgående RFI (Request for Information) till de 7-10 byråerna. Utgå från vilka krav och önskemål du har avseende kompetens, tidigare erfarenheter, potentiella intressekonflikter, arbetsmetoder, ekonomi etc.
• Matcha svaren mot din kravprofil och poängsätt svaren för att få fram de 2-3 bästa byråerna och bjud sedan in dessa till din upphandling.

3. HUR ARBETAR BYRÅERNA?
Missförstånd och motsättningar i relationen mellan kund och byrå kan kosta många onödiga timmar. Om du är ute efter att hitta den perfekta byrån för just dig ska du inte bara stirra dig blind på vad en byrå kan utan också hur de arbetar. Om byråns arbetssätt och kultur inte passar dig kommer kompetensen inte att spela någon roll i slutändan.

För att undersöka detta bör du under byråvalsprocessen tänka på detta:
• Lär känna arbetsgruppen som du faktiskt kommer att arbeta med.
• Be om en detaljerad projektplan som tydligt anger beslutspunkter, avstämningar och eventuella delleveranser.
• Be byrån beskriva vad som förväntas av dig som kund i form av tid och resurser.
• Be byrån beskriva former för kommunikation och godkännande. Använder de ett särskilt system för detta? ”Ett vanligt scenario är att man väljer byrå efter rekommendationer eller tidigare byråsamarbeten”

BONZAI BUSINESS DEVELOPER 
Vilken byrå passar egentligen just ditt företag? Det vet Sebastian Holm och Oskar Wennberg på BONZAI – Marknadschefernas byråvalspartner. Digital byrå, kommunikationsbyrå, reklambyrå, sociala medier-byrå, PR-byrå, action marketing-byrå eller creative agency? 

Att hitta rätt i byrådjungeln har aldrig varit svårare, och att välja fel kan bli dyrt. BONZAI erbjuder professionell byråvalshjälp, med avstamp i varje företags unika behov och målsättningar. 

www.bonzaibd.se | 040 – 631 43 23 | info@bonzaibd.se