En process närmare det centrala målet
Tidigt 2017 sökte norskägda retailkoncernen Orkla, ägare av över 300 varumärken, en ny digital helhetslösning för sina varumärkeswebbsidor i Europa. Hittills hade varje bolag själv tecknat avtal med digital leverantör. Våren 2017 fanns närmare 300 sidor med 40 leverantörer och runt 20 olika plattformar.
– Från ett centralt perspektiv var det svårt att hålla koll på sidorna. Det gick inte att hålla en jämn kvalité och det var svårt att inventera sidorna, säger Michelle Molin, central projektledare på Bombayworks för One Orkla Web Platform-projektet.
Orkla sökte en leverantör som kunde införliva koncernens varumärke och möta deras krav på kvalité i samma plattform. Den skulle tillgodose centrala och lokala behov i en decentraliserad organisation med 18 000 anställda. En utmaning för många, så också för Bombayworks.
Navigerar mellan behov
När Bombayworks fick uppdraget gjordes omgående en grundlig behovsanalys tillsammans med bolagens digitalt ansvariga.
– Det är viktigt att förankra allas behov. Alla stakeholders måste med på banan annars dödar ett sådant här projekt sig själv omgående, säger Jonas Rendahl, COO/co-founder på Bombayworks.
Bombayworks har jobbat med liknande utmaningar flera gånger. Bland de första var utveckling av en plattform för Toyota i Sverige och Norge och dess lokala återförsäljare. Strax efter följde Electrolux, ett pågående innehållsarbete på 106 sajter på 37 språk i 33 europeiska länder.
– Det kan vara svårt att navigera mellan lokala och centrala behov men vi har lärt oss navigera på det spelfältet. Idag har vi blivit specialister på att rulla ut komplexa lösningar över flera marknader samtidigt, säger Mats Johansson, Chief Growth Officer på Bombayworks.
Agilt arbetsflöde
Sedan flera år är Bombayworks en fullservicebyrå med fokus på sina kunders tillväxt, men vid uppstarten var byrån en teknisk produktionsbyrå. Erfarenheter från de tidiga åren har hjälpt till i många av de senare projekten. Den tekniska kompetensen och tänket kring en stabil grund i allt som byggs sitter djupt rotat – något som är absolut nödvändigt när det gäller stora och komplexa plattformar. En av de viktigaste pusselbitarna i allt arbete har även varit väl utarbetade processer i ett agilt arbetsflöde.
Arbetet har delats upp i korta tydligt strukturerade sprintar med dagliga standups, där alla inblandade – projektledare, utvecklare, designers och testare – deltagit i planeringen, liksom i den kontinuerliga uppföljningen av arbetet.
– Det är naturligtvis alltid viktigt med en ordnad process, men framförallt bidrar det till en effektivitet i arbetet som lönar sig både för oss och för kund, säger Jonas Rendahl.
De första sajter som gick live, i januari 2018, var corporatesidorna och strax därefter de första varumärkessidorna som sedan har avlöst varandra vecka efter vecka.
Varje sajt har fått en unik design. Var och en har också testats grundligt innan de livesatts och vissa av dem har fått hjälp av Bombayworks contentteam med sitt innehåll.
Unika önskemål tillgodoses
– Flera av sidorna har utöver designpreferenser haft unika önskemål om funktionalitet som inte fanns tillgänglig från början. Dessa har med tiden utvecklats allt eftersom företagen onboardats i plattformen, säger Michelle Molin.
När funktionerna väl godkänts från centralt håll, utvecklats, testats och implementerats kommer de alla till gagns. På så sätt har plattformen vuxit kontinuerligt istället för att enskilda sidor fått flera unika funktioner medan syskonsajter fått färre.
– Det har blivit ett stort kunskapsutbyte internt, även landsöverskridande. En del nyutvecklingsinitiativ har kommit från flera håll samtidigt och då har kostnaden för detta delats. Utöver kostnadseffektiviteten har det också blivit mer tidseffektivt, säger Michelle Molin.
Sedan projektet drog igång har över 100 sidor byggts och lanserats över en period på 15 månader. Fler är på gång.
– Vi är fortfarande i början av resan. Plattformen är knappt två år gammal och fortsätter att utvecklas, säger Mats Johansson.
5 konkreta tips för att lyckas
- Tydligt ägarskap och definierade mandat
- Digital kunskapsplats och referensgrupp
- Budgetplanering, kontinuerlig förbrukning och uppföljning
- Främjande av vedertagna principer och ett inkluderande sinnelag
- Påvisa framgång genom uppsatta KPIer och konvertering
